Top 13 plus 1 fonctionnalités demandées dans un logiciel DM que les startups doivent avoir

Les startups et les petites entreprises qui réussissent comprennent que même si un DMS est essentiel au succès, il est absolument essentiel pour la conformité. Les principales fonctionnalités demandées dans les logiciels DM reflètent les besoins croissants des startups et des petites entreprises qui ne peuvent ignorer le rôle de plus en plus central qu’un DMS joue dans leur croissance et leur succès – tous deux dépendant de la conformité continue.

Les 13 + 1 principales fonctionnalités demandées incluent:

<↓ 1. Facilité d’utilisation – argh! Si évident et pourtant si cr i pour les utilisateurs. Rendez-le difficile, et ils ne l’utiliseront pas. C’est comme du plaisir forcé, ce qui n’est pas amusant. Les utilisateurs doivent le voir et le comprendre intuitivement – ils doivent simplement l’obtenir. La meilleure approche de la facilité d’utilisation est également associée à la plupart des autres fonctionnalités, de l’intégration à la recherche, à l’édition et à la collaboration. Un DMS doit être destiné à vos utilisateurs.

<↓ 2. Rechercher . Où trouver ce document. Une recherche sur une seule ligne capable d’identifier tous les bons documents est essentielle non pas au début, mais plus tard, lorsque le temps s’est associé au travail pour reproduire mille fois mille documents – la naissance miracle de la paperasse électronique. Tu dois juste le trouver sans pleurer.

<↓ 3. Pré-visualisation. Il ressemble au document dont j’ai besoin – alors téléchargez-le, visualisez-le. $ & amp; * # ^ * R Mauvais. Prochain. Les utilisateurs doivent prévisualiser avant de télécharger. Limitez la bande passante utilisée juste pour jeter un œil à un document pour voir que c’est le bon que vous recherchez – les titres peuvent être trompeusement déroutants. Un aperçu rapide, facile. Regarde les choses en face, moins de bande passante moins cher…

<↓ 4. Intégration . Dropbox ™, GoogleDrive ™, Box, OneDrive ™, etc… sont tous d’excellents services de stockage mais pour ces services de stockage, l’intégration signifie uniquement enregistrer dans un répertoire, non intégré dans la fonctionnalité de l’application. Au contraire, une véritable intégration devrait permettre au logiciel de gestion de projet de stocker ses fichiers au sein du Projet, attachés à ses enjeux. Tout d’abord, cela est plus facile à comprendre pour les utilisateurs. Deuxièmement, les documents joints aux problèmes auxquels ils se rapportent sont plus pertinents pour le projet. Et cela permet une meilleure conformité.

<↓ 5. Cloud . Hébergé dans le cloud, les utilisateurs peuvent accéder à leurs fichiers à partir de n’importe quel appareil pris en charge. Ordinateur portable, PC, tablette ou mobile, un DMS hébergé dans le cloud signifie l’accessibilité de n’importe où, n’importe quand.

<↓ 6. Emplacement centralisé. Les fichiers stockés au même endroit peuvent être trouvés à cet endroit. Combiné avec l’accès au cloud, les utilisateurs ne sont pas confondus avec où chercher. Une structure de répertoire intelligente est importante pour prendre en charge un emplacement centralisé. De plus, les utilisateurs ont besoin de leur propre espace central sur le cloud. Cet espace permet une sauvegarde rapide et facile. Plus d’excuses pour que le chien ait mangé le fichier.

<↓ 7. Système d’annuaire automatique. Cette fonctionnalité se combine avec le cloud, la localisation centralisée, la recherche et l’intégration. Dropbox, GoogleDrive, Box, OneDrive ne peuvent pas le faire. Ils stockent des fichiers dans des répertoires qui, pour le meilleur ou pour le pire, sont créés par les utilisateurs et partagés. Cependant, lorsque vous intégrez un logiciel de gestion de projet et un DMS de telle sorte que DMS imite la présentation du projet dans le logiciel de gestion de projet – UTILISATEURS OBTENEZ-LE! Ils savent instinctivement où chercher les fichiers pour ce projet, ce problème. Cette opération automatique rend la tâche facile et compréhensible pour les utilisateurs et les administrateurs. Obtenez la bonne structure du projet, puis un DMS basé sur un système d’annuaire automatique créerait la structure de répertoire idéale pour les projets, compréhensible pour les utilisateurs. Les bibliothécaires n’ont pas besoin de postuler.

<↓ 8. Sécurité. Certains utilisateurs sont en lecture seule. D’autres en lecture-écriture. Comment choisir. C’est une question d’autorisations et la meilleure approche en matière d’autorisations passe par les rôles. Au lieu d’attribuer individuellement par document une autorisation, un bon DMS utilise des rôles. Attribuez un lot d’utilisateurs à un rôle, c’est-à-dire role = Reader, et ils auront tous un accès en lecture seule. L’administration d’un DMS peut prendre beaucoup de temps, donc les bons outils et la bonne approche peuvent faciliter la sécurisation et le contrôle.

<↓ 9. Capacités de flux de travail . Les documents nécessitent parfois des approbations, ce qui signifie qu’ils doivent voyager dans un flux de travail. Voir RH, puis Admin, puis Manager, puis CEO. L’approbation doit couler. Mais aussi, le flux de travail doit suivre l’approbateur et le marier avec la signature de l’approbateur de sorte qu’un eDoc soit signé électroniquement lorsqu’il est approuvé. Vous ne pouvez pas faire cela avec Dropbox, GoogleDrive ou OneDrive.

<↓ 10. Modification et gestion des versions. Votre DMS doit prendre en charge tout type de document et le mettre en version chaque fois qu’il est édité. Que ce soit Word, Excel, Adobe, PDF ou PNG, quel que soit le type, le DMS doit garantir que le document est versionné et contrôlé chaque fois qu’il est modifié.

<↓ 11. Historique et pistes d’audit. Lorsque les 3 ours sont rentrés chez eux, ils ont suspecté que quelque chose n’allait pas. une bonne histoire et une piste d’audit auraient révélé la présence de Goldielocks sans voir qui a mangé quoi, cassé cela et dormi où. À d’autres moments, il vous suffit de voir qui a extrait, puis de nouveau dans un fichier particulier et quand. Parfois, il faut juste savoir!

<↓ 12. Réglementation & amp; Conformité aux normes. C’est la principale raison pour laquelle vous effectuez un DMS. Il doit prendre en charge vos besoins de conformité en matière de suivi et de contrôle des documents. Certains DMS incluent une fonction de blocage ou de verrouillage, d’autres fournissent un coffre-fort de documents où les documents approuvés par le SMQ sont stockés en permanence et où ils ne peuvent pas être «trafiqués» ou «disparaître». Former de nombreuses industries réglementées et des normes ISO, c’est une exigence essentielle. Pour les startups médicales ou les petites entreprises, vous ne pouvez pas vivre sans – à moins de conserver des copies papier en parallèle.

<↓ 13. Application de bureau. La beauté de Dropbox, GoogleDrive, OneDrive et d’autres applications de stockage similaires est qu’elles fournissent une application de bureau. Word considère le fichier comme local, ce qui est le cas, mais il est également automatiquement synchronisé avec le cloud. De tels services de stockage sont également coûteux lorsqu’ils sont déployés par l’utilisateur. Partager qu’ils peuvent essayer, mais chaque utilisateur a besoin de son correctif de stockage. Cependant, certaines applications de bureau sont plus intelligentes que d’autres, car elles fournissent à la fois des répertoires de documents propres à l’utilisateur et des répertoires de projets communs. Le partage est automatique et une startup ou une petite entreprise peut tout gérer à partir d’un seul endroit. Toutes les fonctionnalités de Dropbox et bien plus d’intégration avec les fonctionnalités essentielles.

<↓ +1 Collaboration ou coopération. La collaboration est souvent répertoriée comme une fonctionnalité demandée pour un DMS. Cependant, la description est, eh bien, trompeuse. La collaboration est mieux expliquée par plusieurs utilisateurs, ouvrant le même fichier, en même temps dans la même application et travaillant dessus. Google Docs vient à l’esprit comme un véritable outil de collaboration. L’application prend en charge la fonctionnalité, pas le DMS, même si elle est stockée dans le DMS.

La fonctionnalité demandée n’est pas la collaboration mais plutôt le travail d’équipe ou la coopération où une équipe d’utilisateurs peut voir les mêmes fichiers, dans la même structure de fichiers, et les partager via le DMS.

Conclusion.

Un DMS est un outil essentiel pour la conformité, mais les différentes fonctionnalités demandées peinent à fournir une réelle intégration au niveau fonctionnel. Il incombe à l’utilisateur de se rendre compte du manque d’intégration réelle et de trouver des solutions de contournement dans l’espoir d’atteindre la conformité.

L’équipe qmsWrapper