Consejos de gestión del tiempo para triplicar su productividad

En el primer año de la universidad, traté de hacer malabarismos con múltiples responsabilidades y fracasé dolorosa y miserablemente. Mis calificaciones sufrieron, la calidad de mi trabajo dentro y fuera de la escuela se deterioró rápidamente y mi salud mental estuvo en mínimos históricos. Inspirado por este momento difícil, he pasado los últimos años codificando iterativamente un sistema para la administración del tiempo que me ha ayudado a administrar con éxito muchas piezas móviles (incluso mucho más de lo que intenté asumir en el primer año).

En el último año de la universidad e ge, simultáneamente trabajé y ascendí a puestos de liderazgo en 5 pasantías de VC diferentes mientras escribía una tesis, estudiaba para un examen de honor, trabajaba 3 trabajos de tutoría y 5 clases de economía e informática.

Desde mi graduación, he trabajado simultáneamente como inversor a tiempo completo en Soma Capital, jefe de contenido a tiempo parcial en Elpha y jefe voluntario de contenido en Harvard in Tech, Techstars Boston y Emerging VC Association mientras daba clases particulares, postulaba para 2 horas al día, escribo mi propia serie de contenido, asesorando semanalmente con varios grupos y, sorprendentemente, por regla general, me mantengo durmiendo al menos 7 horas cada noche.

Personalmente, disfruto y prefiero usar muchos sombreros diferentes y ganar exposición y agregar valor a múltiples grupos diferentes. Encuentro que trabajo mejor cuando puedo concentrarme en el nivel micro pero realizar múltiples tareas en el nivel macro. Sin embargo, es cierto que es un equilibrio complicado y desafiante y que constantemente trato de lograr mejor.

He compartido aquí mi aprendizaje a través de 6 consejos tácticos para la gestión del tiempo.

Establezca una tarea de nivel atómico para usted cada hora del día. Con demasiada frecuencia, establecemos metas macro excesivas. Incluso algo tan aparentemente específico como “llenar el calendario de contenido para el próximo mes” es en realidad demasiado amplio.

Para completar el calendario de contenido, por ejemplo, debe comunicarse con las personas para que escriban o sean entrevistadas.

Pero incluso eso es demasiado amplio: ¿a cuántas personas se comunicará? ¿Dónde los encontrarás? ¿Cómo encontrará su información de contacto? ¿Son necesarias introducciones cálidas? Si es así, ¿cómo los arreglará? ¿Qué plantilla de correo electrónico estás usando? ¿Necesitarás hacer un seguimiento con ellos? ¿Si es así cuando? ¿Qué preguntas de la entrevista utilizará cuando respondan positivamente?

Todas estas preguntas corresponden a una tarea procesable: escriba la plantilla de correo electrónico para la divulgación, encuentre introducciones cálidas para 10 personas, encuentre las direcciones de correo electrónico de 10 personas, envíe un correo electrónico frío a 10 personas, consulte con todas las personas a las que envió un correo electrónico el lunes pasado o escribir el banco de preguntas de la entrevista.

Programe estas tareas de nivel atómico para cada hora del día desde el momento en que se despierta hasta el momento en que se va a dormir. De esta manera, divide cada uno de sus objetivos en acciones específicas y programa estas acciones para momentos específicos del día. Manténgase firme en estas acciones como lo haría en una reunión real, y será increíblemente eficiente y oportuno en el logro de todos sus objetivos.

Reserve tiempo para un trabajo profundo y ponga en funcionamiento el resto. Los días de semana, que suelen estar llenos de llamadas consecutivas y cientos de correos electrónicos, puede volverse bastante reaccionario. Incluso si desea leer, pensar o escribir, es increíblemente difícil hacerlo en un entorno sin distracciones.

Ponga en funcionamiento todo los días de semana, especialmente durante los bloques más concurridos del día (probablemente por la mañana y por la tarde). Si tiene algún tiempo de inactividad que no sea una reunión, programe usted mismo solo para tareas fácilmente ejecutables, casi sin sentido, como enviar mensajes de correo electrónico escritos previamente o buscar direcciones de correo electrónico para una lista existente de personas. De esta manera, aún puede progresar incluso durante las partes más locas del día.

Los fines de semana, tardes y noches, y temprano en la mañana cuando es probable que tenga menos reuniones / notificaciones entrantes, reserve tiempo para hacer su trabajo profundo. Programe un par de horas para escribir una entrevista que hizo o leer 100 páginas de un libro o escribir el bosquejo de un artículo de pensamiento.

Tema sus horas, días o semanas. Cuando sea posible, decida un tema para el día (o unas pocas horas o una semana), como ponerse al día con los inversores, primeras llamadas de los inversores, ponerse al día con la empresa de cartera, nuevas tecnologías de la información de biotecnología del flujo de acuerdos, llamadas de debida diligencia profunda con herramientas de desarrollo empresas o convocatorias de candidatos.

Al empaquetar reuniones similares entre sí, necesitará menos esfuerzo para sobresalir en cada reunión y podrá obtener más información de cada reunión comparándolas con las demás y compartiendo los aprendizajes entre ellas.

Concéntrese en gran medida en el aprendizaje en un entorno totalmente libre de distracciones. Todas las mañanas, durante las primeras horas del día (me despierto bastante temprano), mantengo mi teléfono en modo avión y me abstengo de encender mi computadora portátil, si es posible. Me encanta correr, así que salgo a correr o hago alguna otra forma de ejercicio durante un par de horas y escucho podcasts o un audiolibro todo el tiempo (soy más un aprendiz de audio que visual).

La información que aprendo al escuchar a inversores, fundadores y operadores consumados compartir sus experiencias y aprendizajes es invaluable en cuanto a cómo contribuyo a las reuniones más tarde en el día, cómo escribo y cómo analizo las oportunidades.

Durante estas preciosas horas del día en las que no tengo forma de enviar o recibir mensajes de ningún tipo, puedo concentrarme únicamente en aprender y hacer ejercicio, lo que me ayuda a trabajar de manera más inteligente, no solo más intensa, durante el resto de el día.

Encuentra formas de hacer que el todo sea más grande que la suma de sus partes. Si bien hago malabares con múltiples roles separados, paso 30 minutos cada semana reflexionando sobre cómo puedo aprender las lecciones aprendidas de cada rol y aplíquelo de alguna forma a los demás.

Por ejemplo, a menudo encuentro formas en las que puedo aprovechar los conocimientos adquiridos al entrevistar a personas para Elpha y aplicarlos para hacer preguntas reflexivas a los fundadores en llamadas de diligencia a través de mi trabajo en Soma Capital.

Refina tus micro-hábitos. Sin ser demasiado reaccionario, maneje los problemas cuando surjan por primera vez y cuando aún sean relativamente menores y manejables.

Reserve tiempo para leer al menos todos los correos electrónicos relevantes todos los días. Después de una reunión en la que alguien te pida que hagas una introducción fácil por correo electrónico a otra persona, haz esa introducción si tienes un par de minutos antes de tu próxima llamada o tarea. Si dejas que estas pequeñas cosas se acumulen, te quedarás con un montón de tareas que ni siquiera puedes comenzar a recordar o encontrar la motivación para manejar.

Los microhábitos son como cualquier otro hábito. Se necesita tiempo, paciencia y práctica constante para formarse, pero cada vez es más fácil hacer ejercicio con el tiempo.