كيفية تنفيذ نظام Killer GTD في جداول بيانات Google

قوة الأعمدة والصفوف والصيغ البسيطة

منذ ما يقرب من 10 سنوات ، قرأت كلمة إنجاز الأمور لأول مرة. لقد أظهر لي أهمية وجود نظام موثوق به ، ومكان لجميع الأشياء التي تريد أو يتعين عليك القيام بها – سواء كانت شخصية أو مهنية أو غير ذلك. هذا الكتاب هو المسؤول عن إثارة حماستي بشأن أدوات وأنظمة الإنتاجية – وهو الإثارة التي كانت معي طوال حياتي المهنية.

بالطبع ، لن تجعلك الأنظمة والأدوات a أكثر إنتاجية. سأكون من أوائل الأشخاص الذين يعترفون بذلك. ومع ذلك ، إذا كان لديك الانضباط الأساسي والرغبة في التنظيم والإنتاجية ، فقد تكون الأداة الجيدة عاملاً حاسمًا في إبقائك في لعبتك.

بالنسبة لي ، كان هذا النظام GTD. إنها ليست مثالية – لا يوجد نظام. لكنها سليمة في الأساس ، وعندما أتابعها ، أشعر بتحسن كبير فيما أفعله وكيف أفعله ، على الصعيدين المهني والروحي.

منذ أن قررت تنفيذه في حياتي ، مررت بعدة أجزاء من البرامج بحثًا عن هذا البرنامج المثالي لاتباع إطار عمل GTD. لقد جربت ToodleDo ، و Wunderlist ، و Todoist ، و Trello ، و Evernote ، و Buckets ، و Any.do ، و Remember the Milk ، وبعض الأشياء الأخرى التي نسيتها الآن. بطريقة ما ، أخطأ كل منهم العلامة بالنسبة لي. كانت إما شديدة الصلابة ، أو معقدة للغاية ، أو ثقيلة ، أو خليط من هذه العيوب.

عثرت مؤخرًا على برنامج غير محتمل لتنفيذ نوع نظام إنهاء الأشياء الذي أستخدمه: جداول بيانات Google. وتعلم ماذا؟ أنا حقا، أحب ذلك حقا. من كان يظن أن برنامج جداول البيانات البسيط المستند إلى الويب يمكنه تشغيل تنفيذ راد تمامًا لـ GTD؟

في الواقع ، الآن بعد أن فكرت في الأمر ، كان من المفترض أن يكون هذا أحد التطبيقات الأولى التي جربتها. في الإدراك المتأخر ، يبدو الأمر منطقيًا تمامًا. ولكن أكثر من ذلك لأنني أركض كيف أستخدمه. لذلك بدون مزيد من اللغط: إليك كيف ولماذا تتدخل جداول بيانات Google بشكل جدي عندما يتعلق الأمر بالإنتاجية.

لماذا تعد جداول بيانات Google رائعة مثل تطبيق الإنتاجية

1. التوحيد البصري = معالجة عقلية أفضل

تعد الفوضى مشكلة حقيقية – سواء كانت مادية أو رقمية – لها تأثيرات نفسية حقيقية. من بينها استنزاف الكفاءة وانخفاض الفعالية في معالجة المعلومات. ناهيك عن انخفاض الرفاهية الذاتية. عندما ألقي نظرة على قائمة المشاريع وتشغل مساحة كبيرة وتحتوي على الكثير من النصوص والأشياء الأخرى المرفقة بها ، يمكنني أن أشعر بأن ذهني يتفقد. أستطيع أن أشعر بكفاءتي وإرادتي في العمل تتلاشى.

إن جداول بيانات Google عبارة عن صفوف وأعمدة فقط ، وهي قليلة أو كثيرة كما أحب. لذلك عندما يكون لدي 35 مشروعًا مفتوحًا أو نحو ذلك في وقت واحد ، فمن المفيد أن أراها كصفوف في جدول بيانات ، وهو شيء أعرفه جيدًا ويمكنه تقديم الكثير من البيانات بتنسيق أنيق ومرتب.

2. سهولة الدخول والتغيير

نظام الإنتاجية الجيد هو الذي يلتقط المعلومات بسهولة. ولكي يحدث ذلك ، يجب أن يكون هناك عدد قليل (إن وجد) من العوائق أمام دخول مشروع أو مهمة في النظام ، وقليل من العوائق (إن وجدت) أمام تغيير المعلومات أو إضافتها.

هذا هو المكان الذي تتألق فيه جداول البيانات حقًا. يعد الدخول إلى مشروع أو مهمة جديدة أمرًا سهلاً مثل النقر فوق خلية والكتابة فيها. لا توجد مربعات اختيار أو خيارات أو أزرار أو أي شيء آخر – ما عليك سوى كتابة الكثير أو القليل كما تريد ، وها هو موجود. إذا كنت ترغب في إضافة المزيد من المعلومات ، يمكنك إضافة عمود. يمكنك دمج الخلايا. يمكنك أن تفعل لعنة بالقرب من أي شيء. عندما أنشأت نظامي الخاص ، كنت أعتمد على القدرة على فعل ذلك بالضبط. الإنتاجية شديدة الفوضى ، من المهم أن يكون لديك نظام قادر على استيعاب ذلك دون مطالبة المستخدم كثيرًا في البداية. بالنسبة لي ، فإن جدول البيانات يفعل ذلك بشكل مثالي.

3. رشاقة

يحتاج أي نظام إنتاجي يستحق الملح إلى أن يكون رشيقًا بما يكفي للفرز والتصفية استنادًا إلى الأولويات والمعايير المتغيرة. هذا هو بالضبط ما يفعله جدول البيانات الأساسي. تجعل جداول بيانات Google من السهل جدًا إنشاء فلاتر متعددة بناءً على معايير مختلفة.

بعض الأشخاص (خاصة أولئك الذين يتبعون GTD بشكل صارم) يستخدمون سياقات لكل مهمة. تحتوي كل مهمة على “phone” أو “computer” أو شيء مشابه للسماح لك فقط بالنظر إلى المهام التي يمكنك القيام بها بناءً على موقعك أو الأدوات المتاحة. بالنسبة لأولئك الذين يستخدمون السياقات في أنظمة الإنتاجية الخاصة بهم ، فإن مرونة المرشحات في جداول البيانات تجعل من السهل جدًا الفرز أو التصفية بناءً على السياقات للعثور على عناصر الإجراءات التي تحتاجها.

تسهل “جداول بيانات Google” حفظ عوامل التصفية المخصصة بمعايير وأنواع متعددة. يمكنك تسمية هذه الفلاتر كما يحلو لك ، مما يسهل استخدامها للعثور على الإجراءات أو المشاريع بناءً على ما تبحث عنه في وقت معين.

4. البساطة والقوة

ربما تتمثل الفائدة الأساسية لجميع الميزات المذكورة أعلاه لجداول البيانات في أنها بسيطة. ولأنها بسيطة ، فهي قوية. في جدول البيانات ، يتم ترتيب البيانات بشكل بسيط وربطها ببيانات أخرى. يمكن أن تكون هذه البيانات شيئًا معقدًا مثل الصيغة التي تربط عدة نقاط بيانات في دالة ، أو بسيطة مثل النص بدون ارتباط أو وظيفة على الإطلاق.

إن كيفية ربط جميع البيانات متروك لك. وفي الحقيقة ، أليس هذا كيف يعمل عندما تنجز الأشياء؟ أنت تقرر ما الذي يتم ربطه ، وأين تذهب الأشياء ، وكيف تعمل. ألا يجب أن يعكس نظام الإنتاجية لديك ذلك – على الأقل في أبسط مستوياته؟ أنا أميل إلى الاعتقاد بذلك ، ومن هنا انتهى بي المطاف في جداول بيانات Google.

5. الاستخدام عبر الأنظمة الأساسية & أمبير ؛ السحابة

تنطبق جميع الأشياء المذكورة أعلاه على أي نوع من جداول البيانات – سواء أكان Microsoft Excel أو LibreOffice أو OpenOffice Calc أو (بدرجة أقل قليلاً) Apple Numbers. إنها جميعًا برامج جداول بيانات ، وتعمل وفقًا لنفس المبادئ الأساسية للصفوف والأعمدة والأوراق والصيغ. لكن جداول بيانات Google متوفرة بالكامل على السحابة ، حيث تعمل بقوة وموثوقية.

أعمل على 3 أجهزة مختلفة ، مع 3 أنظمة تشغيل مختلفة: جهاز يعمل بنظام Windows لعملي اليومي ، و MacBook Air في المنزل ، و iPhone 7. في أي مكان لدي اتصال بالإنترنت ، يمكنني الدخول إليه على المتصفح والعمل في مصنف GTD الخاص بي. وفي تطبيق iOS Google Drive ، يمكنني تمييز الملفات بنجمة لعرضها في وضع عدم الاتصال – وهو ما أفعله لمصنف GTD الخاص بي.

كيف أستخدمه

يحتوي مصنف “جداول بيانات Google” الخاص بي على 7 أوراق – نعم ، 7. لكل منها غرضه الخاص وعلاقته بعلامات التبويب الأخرى.

ورقة المشاريع

فيما يلي لقطة من ورقة مشاريعي. إنه يحتوي على نفس نوع الأعمدة التي تتوقع أن تحتوي عليها الورقة. ولكنه يحتوي على عمودين يعملان حقًا كالغراء لهذا النظام: معرف المشروع و الإجراءات التالية .

معرف المشروع هو رقم تعريف فريد يتبع المخطط #pxxx (رمز التجزئة ، والحرف “p” ، ثم رقم فريد). بدأ هذا الرقم بالرقم 1 عندما بدأت تتبع مشاريعي لأول مرة ، لذلك كان هذا العمود هو # p1.

لدي بالفعل خلية في الصف العلوي من ورقة المشاريع تخبرني برقم المشروع التالي. تحتوي الخلية على صيغة تبحث في مشاريعي المفتوحة والمشاريع المكتملة وعلامة تبويب أخرى حيث أحتفظ بالمشاريع الشخصية (الموجودة على ورقة غير مشتركة). الآن ، لا داعي للقلق بشأن أرقام المشروع المكررة. هل هذا ضروري للغاية؟ لا ، ولكنه يساعدني في التأكد من عدم وجود أرقام مكررة للمشروع تطفو على السطح.

يتعدى الغرض من معرّف المشروع مجرد الاستخدام في جداول بيانات Google. في الواقع ، إنه الغراء الذي يربط نظامي التنظيمي بأكمله معًا. أقوم بتخزين الملفات والملاحظات المتعلقة بالمشروعات في أماكن مختلفة – Workflowy و Evernote و Simplenote و Google Drive و Microsoft Outlook ومحرك الأقراص الثابتة بجهاز الكمبيوتر الخاص بي. أستخدم معرف المشروع لربط كل هذه الأشياء معًا. أستمر في إقناع الأصدقاء وزملاء العمل بالسرعة التي يمكنني بها تحديد موقع الملفات والمعلومات بهذه الطريقة. بالإضافة إلى هذه الحيلة الأنيقة للحفلة ، فهي تساعدني على تذكر المزيد ، وربط الأشياء معًا ، وإبقائي أكثر هدوءًا بشأن مواكبة مشاريعي الشخصية.

يتتبع عمود الإجراءات التالية 3 أشياء لكل مشروع:

الصيغة عبارة عن دالة “حساب” بسيطة تنظر في علامات التبويب الثلاث هذه ، وتُرجع عدد الإجراءات التي تحتوي على معرّف المشروع هذا (انظر إلى أي مدى يعمل معرّف المشروع هذا؟!). لماذا هذا العمود الصغير مفيد؟ حسنًا ، إذا كنت تجري مراجعة لمشروعاتك (وهو ما أقوم به) ، فستحتاج إلى طريقة سريعة لتحديد المشروعات التي ليس لديها أي أنشطة قيد التنفيذ حتى تتمكن من ضمان إدراجها في قوائمك. سلسلة من “0 | 0 | 0 “يخبرني أنه لا توجد إجراءات مفتوحة لهذا المشروع ، لذلك من الأفضل أن أضع بعضها فيه أو ألغي أو أؤجل المشروع.

أوراق انتظار وجداول الأعمال

هاتان الورقتان مباشرتان إلى حد ما ، ولا تحتاجان إلا إلى القليل من المعلومات. بشكل أساسي ، سيكون اسم شخص ما ، وما أحتاجه منهم ، وما هو المشروع الخاص به (تم تسميته – لقد خمنت – معرف المشروع!) ، وملاحظات حول عندما طلبت منهم ذلك (نوع مثل السجل).

ما الذي يحدد ما إذا كان موجودًا في ورقة “انتظار” أو “جداول الأعمال” هو في الأساس الإجابة على السؤال: هل لدي اجتماع منتظم مع الشخص حيث يمكنني طرح هذا الأمر؟ إذا كانت الإجابة “نعم” ، يتم إدراجها في ورقة “جداول الأعمال”. إذا كانت الإجابة “لا” ، فستظهر في ورقة “انتظار”.

ورقة الحاضنة

ربما تكون الفكرة الأكثر استخفافًا – وغير المستغلة أيضًا – تأتي من GTD هي الحاضنة ، أو قائمة “يومًا ما ربما”. لم أكن أعرف تمامًا كيفية استخدامه حتى سمعت مقابلة مع David Allen حيث تحدث عن حقيقة أنه إذا لم يفعل أي شيء بمشروع من مراجعة أسبوعية إلى أخرى ، فإنه يضع المشروع في الحاضنة.

الفكرة هنا بسيطة: إذا كنت لا تشارك في مشروع بانتظام ، فقم بإزالته من قائمة مشاريعك. ربما يتسبب ذلك في حدوث فوضى فقط ، وبالتالي إحداث مقاومة نفسية للغوص في مشاريعك وأفعالك.

تتمثل إحدى الخطوات الرئيسية في المراجعة الأسبوعية في النظر إلى الحاضنة وإما إعادة المشروعات إلى حالة نشطة ، أو إبقائها متوقفة في الحاضنة ، أو حذفها تمامًا. أحاول القيام بذلك بقدر ما أستطيع.

ورقة المراجعة الأسبوعية

تُعد عملية المراجعة الأسبوعية أمرًا بالغ الأهمية لضمان أن قائمة مشروعاتك وإجراءاتك تقوم بما يفترض أن تفعله – مما يمنحك الحياة الشخصية والمهنية التي تريدها. من أجل التأكد من ذلك ، تحتاج إلى تشغيلها جميعًا بانتظام (يفضل أسبوعيًا) للتأكد من أنها جديدة.

ورقة المراجعة الأسبوعية هي في الأساس قائمة تحقق بالأسئلة والنقاط التي يجب فحصها. أقوم بإضافة الأشياء وطرحها ، ولكن بشكل عام ، إنها قائمة بالمحفزات لتذكيرني بالمشاريع أو المهام التي يجب أن تحدث. كما أنه يعمل على ضمان تطبيق مشاريعي ومهامي الحالية على أهدافي. يوجد أدناه لقطة من قسم واحد من ورقة المراجعة الأسبوعية الخاصة بي.

ورقة المشاريع (مكتملة)

لقد وجدت نفسي في أكثر من مناسبة أسأل عن نتيجة مشروع معين. في بعض الأحيان ، حتى عندما أعرف ما هي النتيجة – على سبيل المثال ، تخليت عنها – أجد أنه من المفيد معرفة متى اتخذت هذا القرار ولماذا فعلت.

حتى الآن ، أحتفظ بورقة حيث أقوم بقص ولصق المشاريع التي تم إنجازها أو إنهاؤها (أي أنها ليست في المشاريع أو أوراق الحاضنة). احتفظ بعمود أشرح فيه النتيجة ، مثل وقت الانتهاء وعندما أرسلت المستند الموقّع النهائي. ربما يكون هذا كثيرًا بالنسبة لبعض الأشخاص ، لكنني وجدت أنه مفيد جدًا.

استخدام المصنف

أبدأ كل يوم بفتح ورقة GTD الخاصة بي. ألقي نظرة على عناصر العمل التي لم أكملها أمس وأقوم بنقلها إلى اليوم أو أبعد من ذلك. ألقي نظرة على قائمة مشاريعي لأطلب مني عناصر عمل جديدة للقيام بها اليوم. عندما أتحقق من بريدي الإلكتروني ، سأضع علامة على أي عناصر تم إكمالها كنت أنتظرها. سوف أقوم أيضًا بتحديث الملاحظات حول حالات المشروع ونقل التواريخ إلى الداخل أو الخارج بناءً على المعلومات الجديدة. حسب الحاجة ، سأحدِّث جداول الأعمال لمشاريع معينة أيضًا ، أو أحذف بنود جدول الأعمال عندما لا أحتاج إلى معالجة الأمور في الاجتماعات الدائمة.

أفعل ذلك على أجهزة مختلفة أيضًا. ليس من غير المعتاد رؤيتي في المنزل مع فتح جميع الأجهزة الثلاثة والنظر إلى ورقة GTD والبريد الإلكتروني. عندما أكون على متن طائرة ، أتأكد من تحديث ورقة GTD الخاصة بي ثم استخدامها على جهاز iPhone الخاص بي للنظر في المشاريع أثناء كتابة الملاحظات أو إكمال المهام على الكمبيوتر المحمول. أحاول أن أكون متعدد المنصات معها قدر الإمكان. إنه سبب كبير لاختياره في المقام الأول.

الميزات في جداول بيانات Google

ملاحظات

أستخدم Notes لعدة أشياء. الأول هو البدء في سرد ​​جميع الإجراءات التالية لمشروع معين يمكنني التفكير فيه. بعد ذلك ، يمكنني نسخها حرفيًا من الملاحظة ، ولصقها في قائمة الإجراءات التالية مع تحديد موعد لاستكمالها.

أستخدم الملاحظات أيضًا لما تبدو عليه – لتكون ملاحظات سريعة. بالنسبة إلى علامة التبويب مشاريع ، سأضع ملاحظات حول حالة المشروع لتسجيل بعض المعالم الرئيسية أو معلومات الحالة ذات الصلة.

يمكنك استخدام الملاحظات بعدة طرق ، وهي سهلة مثل النقر بزر الماوس الأيمن على خلية وتحديد “إدراج ملاحظة”. إنه أسهل على تطبيق iOS ، حيث يكون متاحًا عند تحديد خلية.

تعليقات

التعليقات رائعة جدًا ، لكني ما زلت أحاول إيجاد أفضل استخدام لها. يقومون بتنسيق الارتباطات التشعبية تلقائيًا ، وهو ما لا يفعله Notes. لقد كان ذلك مفيدًا بالنسبة لي في مناسبات قليلة. أيضًا ، يتم عرض مقدار التعليقات في الورقة في علامة التبويب كقيمة أصل. لذلك من الناحية النظرية ، يمكنك حجز التعليقات للعناصر حيث سيكون من المهم معرفة عدد التعليقات الموجودة على كل ورقة. بالنسبة لي ، هذا عمل مستمر.

تمامًا مثل ميزة الملاحظات ، يمكنك ببساطة النقر بزر الماوس الأيمن على خلية والنقر على “إدراج تعليق”. والشيء الرائع في التعليقات هو أنها تسمح بالتعاون. يمكن لأي شخص لديه حق الوصول إلى جدول البيانات الخاص بك التعليق على الخلايا والتعليق على تعليقاتك – مثل محادثة. يتم تدوين اسم كل معلق (أو محدد مستخدم مجهول) للسماح بتتبع أسهل.

اقتراحي المتواضع

لقد استخدمت العديد من برامج إدارة المهام والمشاريع المختلفة للإنتاجية الشخصية لدرجة أنني أصبت بخيبة أمل من معظمها. لقد وجدت أن جدول البيانات يسمح لي بالعمل بطريقة رشيقة للغاية ولكنها بديهية ومنظمة. بالإضافة إلى أنه يمكن استخدامه عبر الأنظمة الأساسية بسهولة.

لأولئك الذين بدأوا للتو في أنظمة الإنتاجية الشخصية ، أو أولئك الذين يبحثون عن أداة جديدة جديدة لاستخدامها ، لا تنظر إلى أبعد من جداول البيانات. إنها ليست فقط لمحبي الأرقام!