دورة حياة إدارة المشروع: الدليل الكامل لعملية تسليم المشروع

في حيرة من أمرك بشأن ما تدور حوله دورة حياة إدارة المشروع؟ في هذا الدليل الكامل لدورة حياة إدارة المشروع ، سنقدم المعلومات الداخلية مع روابط مفيدة لمزيد من المعلومات حول إدارة الأجزاء المختلفة من العملية. إدارة المشروع إن دورة الحياة هي في الحقيقة مجرد طريقة عالية الدقة لوصف حياة المشروع. كيف تحدث المشاريع. كيف يتم نقل المشروع من الإيجاز إلى التسليم. كل مشروع له بداية ونهاية ؛ يولد وينضج ثم “يموت” عند اكتمال حياة المشروع.

اتخذ PMI (معهد إدارة المشاريع) ما هو منطقي حقًا وأطلق عليه دورة حياة إدارة المشروع. إنه المعيار الفعلي لتسليم المشروع والذي يمكنك أن تجده في الإصدار الخامس الرائع من كتاب المعرفة لإدارة المشاريع (PMBOK) المكون من 589 صفحة. هذه قراءة طويلة حقًا ، ولكي أكون صادقًا ، مملة للغاية – لذا إليك نسخة مختصرة من دورة حياة إدارة المشروع والتي تحتوي على جميع النقاط المهمة.

تصف دورة حياة إدارة المشروع العملية عالية المستوى لتسليم المشروع والخطوات التي تتخذها لتحقيق الأشياء. وعلى الرغم من أن دورة حياة إدارة المشروع قد لا تبدو مثيرة للاهتمام ، إلا أنها مهمة لأن دورة حياة إدارة المشروع هي ما نقود ونيسر نحن كمديرين للمشروع.

جوهر حياة أي مشروع هو نفسه: تحديد أهداف المشروع ثم جعل الأشياء تحدث لتحقيق تلك الأهداف. قد يستخدم مديرو المشاريع أو الوكالات المختلفة مصطلحات مختلفة قليلاً لوصف مراحل إدارة المشروع ، لكنها في الأساس متشابهة إلى حد كبير.

يجب دائمًا أن تبدأ حياة المشروع من مكان ما ، ويجب تحديد المشكلة التي تحتاج إلى إصلاح ( البدء ). يجب بعد ذلك إنشاء حل لإصلاح تلك المشكلة ومنهج لحلها ( التخطيط ). يجب بعد ذلك وضع هذه الخطة موضع التنفيذ ( التنفيذ ) أثناء تتبعها للتأكد من أنها تقوم بما يفترض أن تفعله ( المراقبة والتحكم ). يتم نشر المشروع بعد ذلك ، ويتم تقييم الأداء ثم ينتهي المشروع ( إغلاق ). هذا هو جوهر دورة حياة إدارة المشروع.

حدد معهد إدارة المشاريع (PMI) مجموعات العمليات الخمس هذه التي تتجمع لتشكيل دورة حياة إدارة المشروع.

في هذه المقالة ، سنلقي نظرة تفصيلية على ما تتكون منه مراحل إدارة المشروع هذه ، وخطوات إدارة المشروع الرئيسية ، وكيف يمكن أن تساعد في تقديم مشروع ناجح وحسن الإدارة.

دورة حياة إدارة المشروع

1. البدء: تحديد ما يجب القيام به

تتعلق البداية ، وهي الجزء الأول من دورة حياة إدارة المشروع ، ببدء المشروع مع فريقك ومع العميل والحصول على التزامهم لبدء المشروع. تقوم بجمع كل المعلومات المتاحة معًا بطريقة منتظمة لتحديد نطاق المشروع وتكلفته وموارده. الهدف من مرحلة البدء هو أخذ موجز فضفاض عن المشروع وتحديده من حيث ما يحتاج إلى القيام به وتحقيقه من أجل تحقيق النجاح.

أنت تجمع كل المعلومات المتاحة معًا بطريقة منهجية لتحديد نطاق المشروع وتكلفته وموارده. الهدف من مرحلة بدء المشروع هو اتخاذ المشروع وتحديده من حيث ما يحتاج إلى القيام به وتحقيقه من أجل تحقيق النجاح.

يستلزم ذلك عادةً تحديد أصحاب المصلحة في المشروع والتأكد من أنهم يشاركون جميعًا نفس التصور لما هو المشروع والاتفاق على دراسة الجدوى – المشكلة التي يحاول المشروع حلها. وخلال مرحلة بدء المشروع أيضًا تقرر ما إذا كان من الممكن تسليم دراسة الجدوى أم لا. بصفتك مدير مشروع ، ستحتاج إلى إجراء بحث كافٍ لتحديد أهداف المشروع ، ثم اقتراح حل لتحقيقها. بمجرد الموافقة ، يمكنك الانتقال إلى المرحلة التالية.

خطوات إدارة المشروع الرئيسية لبدء المشروع:

عادةً لمنهجيات Prince2 أو PMI ، يتم تلخيصها في مستند بدء المشروع (PID) ولكن في الوكالة ، يتم عادةً تسجيل المعلومات في بيان العمل الأولي (SoW) الذي يغطي مرحلة البدء فقط.

2. مرحلة التخطيط: تحديد كيفية القيام ، ما يجب القيام به

بعد الموافقة على المضي قدمًا من البداية ، يمكنك البدء في تخطيط المشروع. يمكن القول أن هذه هي المرحلة الأكثر أهمية في دورة حياة إدارة المشروع. إذا فهمت الأمر بشكل خاطئ ، فستفقد فرصك في تسليم المشروع في الوقت المحدد والميزانية. التخطيط هو المكان الذي تحدد فيه كل العمل الذي يتعين القيام به وإنشاء خارطة الطريق التي تتبعها لبقية المشروع لتوصلك إلى هناك. خلال مرحلة التخطيط ، ستكتشف كيف ستقوم بتنفيذ المشروع والإجابة على الأسئلة – ما الذي سنفعله بالضبط ، وكيف سنفعله ، ومتى سنفعله ، وكيف سنفعل تعرف متى انتهينا؟

في هذه المرحلة من حياة المشروع ، تأخذ أهدافًا وتتوسع في تلك الأهداف لتقرر كيفية تحقيقها. يجدر بنا الاستمرار في تقييم تلك الأهداف من خلال ثلاثة معايير: ما هو ممكن ، وعاطفي ، واسع الانتشار؟

يعجبني “عدسة الأهداف 3 P” ولكن قد تكون أيضًا على دراية بمبدأ تحديد أهداف واضحة – هذا إطار عمل مفيد لضمان أن تكون الأهداف تعاونية ومحدودة وقابلة للتقدير وقابلة للتنقيح. اقرأ المزيد عنها وفوائدها مقارنة بأهداف SMART هنا.

يغذي كل التخطيط خطة المشروع وعادةً ما يكون بيان العمل الذي يحدد الأنشطة والمهام والتبعيات والأطر الزمنية بالإضافة إلى التكاليف – المكونات الأساسية الثلاثة لعملية التخطيط. بالإضافة إلى ذلك ، من الحكمة وضع خطة للموارد والجودة والمخاطر ومعايير القبول والتواصل والمشتريات.

خطوات إدارة المشروع الرئيسية لتخطيط مشروع:

3. التنفيذ: جعل المشروع يحدث

هذا هو الجزء من دورة حياة إدارة المشروع حيث يمكنك أخيرًا تنفيذ خطة مشروعك الرائعة – حيث يتم تحويل التخطيط إلى عمل. أنت تحضر مواردك على متن الطائرة ، وتوجزها ، وتضع القواعد الأساسية ، وتقدمها لبعضكما البعض. بعد ذلك ، يقفز الجميع لأداء العمل المحدد في الخطة. سهل جدا.

بصفتك مدير المشروع ، فإنك تنتقل من الحديث عن المشروع وإنشاء الوثائق للحصول على الضوء الأخضر للمضي قدمًا في تنفيذ المشروع – لقيادة الفريق وإدارته نحو التسليم. ستقضي وقتك في الإحاطات والاجتماعات والمراجعات لقيادة الفريق وإبقاء المشروع على المسار الصحيح.

خطوات إدارة المشروع الرئيسية لتنفيذ المشروع:

4. المراقبة & أمبير ؛ السيطرة: إبقاء المشروع على المسار الصحيح

هذا هو المكان الذي يمكن أن يصبح فيه صعبًا. بالتوازي مع تنفيذ المشروع ، بصفتك مدير مشروع ، فأنت تقوم بالإبلاغ عن الأداء ومراقبة المشروع والتحكم فيه. وهذا يعني مراقبة عمر المشروع للتأكد من أن المشروع يسير وفقًا للخطة ، وإذا لم يكن كذلك ، فيمكنك التحكم فيه من خلال وضع حلول لإعادته إلى المسار الصحيح.

أولاً ، يعني ذلك ضمان حصولك على البيانات (المستمدة عادةً من الجداول الزمنية والمهام المكتملة) لتتبع التقدم بفعالية مقارنة بالخطة الأصلية. ثانيًا ، يعني أخذ البيانات ومقارنة إنجاز المهمة وإنفاق الميزانية والجدول الزمني المخصص في الخطة الأصلية. من خلال مقارنة الخطة بالقيم الفعلية ، يمكنك تحديد ما إذا كنت تحقق أهداف المخطط الزمني والتكلفة والجودة ومقاييس النجاح أم لا.

وعندما تدرك أن الأمور لن يتم التخطيط لها تمامًا (نادرًا ما تفعل ذلك) ، فإنه يتم تحديد الخيارات لتركيز المشروع بحيث لا يزال يقدم شيئًا يسعد العميل به أثناء الوفاء بالميزانية والجدول الزمني وقيود الجودة . نصيحة احترافية: هذا يعني عادةً تقليل النطاق!

خطوات إدارة المشروع الرئيسية لمراقبة المشروع والتحكم فيه:

5. الإغلاق: إنهاء المشروع

في هذه المرحلة الأخيرة من دورة حياة المشروع ، يكون مشروعك قد انتهى بشكل أساسي ويقترب عملك كمدير للمشروع على الانتهاء. لكن المشروع لم ينته بعد – راجع مقالتنا حول كيفية إدارة المشروع عند انتهائه. في هذه المرحلة ، قبل أن ينسى الجميع ، من المفيد عقد اجتماع بعد مراجعة المشروع أو بعد الوفاة لمناقشة نقاط القوة والضعف أو المشروع والفريق ، وما الخطأ الذي حدث وما لم يسير على ما يرام ، وكيفية تحسينه المستقبل. إنها فرصة رائعة للتعرف على أعضاء الفريق القيمين وتقديرهم والاحتفال بالنجاحات.

خطوات إدارة المشروع الرئيسية لإغلاق المشروع:

بسيط ، صحيح؟

نُشر في الأصل على www.thedigitalprojectmanager.com في 27 كانون الأول (ديسمبر) 2016.